กด like เพื่อติดตามข่าวสารดีๆ
จาก cmprice.com
VVVVVV
ลิงก์ผู้สนับสนุน
|
|
ลิงก์ผู้สนับสนุน
© เนื้อหาข่าว/กระทู้
เปลี่ยนองค์กรเข้าสู่ Digitization Process ด้วย 5 วิธีง่าย ๆ เราอยากให้คุณลองนึกภาพประเทศไทยย้อนกลับไปเมื่อ 20 กว่าปีก่อนหรือราวยุค 90 ในตอนนั้นเทคโนโลยียังไม่ก้าวล้ำเท่าปัจจุบันมากนัก อินเทอร์เน็ตรายชั่วโมงที่ใช้ทีแต่ละครั้งก็ต้องแย่งกันใช้กับโทรศัพท์บ้าน ส่วนโทรศัพท์เคลื่อนที่ก็ยังเป็นรุ่น 2G แบบปุ่มกดและมีจำนวนน้อย สมาร์ตโฟนยิ่งไม่ต้องพูดถึงเพราะยังไม่ถูกประดิษฐ์ขึ้นมาด้วยซ้ำ กล่าวสรุปได้ว่ายังเป็นยุคที่การใช้งานเทคโนโลยีแอนะล็อกยังคงมีอยู่ให้เห็นทั่วไปได้ชัด และดูเหมือนจะหาได้ง่ายจากทุกที่ด้วยซ้ำ ตัดสลับกับยุคนี้ที่อะไรก็เป็นดิจิทัลไปหมด การทำหน้าที่ในแต่ละวันก็มีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระบางอย่างไปได้เยอะมาก เช่นเดียวกับกลุ่มองค์กรธุรกิจต่าง ๆ ที่ปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของตัวเองไปตามยุคสมัย เพื่อสร้างระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วกว่าเดิม ตั้งแต่กระบวนการทำงานภายใน เรื่อยไปจนถึงการสร้างประสบการณ์อันดีให้แก่ลูกค้าโดยใช้ระบบดิจิทัลเป็นหลัก จนได้บัญญัติศัพท์คำใหม่สำหรับกระบวนการนี้ว่า “ Digital Transformation ” ที่เปลี่ยนระบบการทำงานทั้งบริษัทของคุณจากแอนะล็อกให้กลายเป็นดิจิทัลทั้งหมด การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่นี้อาจดูยากเกินไปสำหรับองค์กรที่คุ้นชินกับการทำงานแบบแอนะล็อกมายาวนาน แต่หากมีความตั้งใจแน่วแน่อยากเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้ทันสมัยมากขึ้น เราขอให้คุณเริ่มต้นจากจุดเล็ก ๆ สำหรับการเปลี่ยนแปลงอย่าง การถ่ายโอนข้อมูลจากเอกสารกระดาษไปใส่ไว้ในระบบการทำงานแบบดิจิทัลเป็นอย่างแรก ซึ่งถือเป็นก้าวสำคัญขององค์กรในยุคดิจิทัล Digitization คืออะไร กล่าวโดยรวมก็คือ การเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลจาก “รูปแบบทางกายภาพ” ให้เป็น “รูปแบบดิจิทัล” ถือเป็นขั้นเริ่มต้นในการเปลี่ยนการทำงานขององค์กรที่จะใช้ข้อมูลแบบแอนะล็อกหรือข้อมูลกายภาพ ให้สามารถจัดเก็บและนำมาใช้ซ้ำได้หรือนำไปใช้ประโยชน์ในด้านอื่น ๆ เช่น ภาพถ่าย สำเนาเอกสารหรือหนังสือ ซึ่งการใช้งาน Digitization จะเป็นการเปลี่ยนไฟล์ภาพแบบกระดาษให้เป็นไฟล์ .Docs, PDF, .exe หรือเปลี่ยนหนังสือธรรมดาให้อยู่ในรูปแบบของ e - Book และจะถูกใช้งานควบคู่ไปกับระบบ Document Management System (DMS) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสารและลดปัญหาเกี่ยวกับเอกสารล้นมือของพนักงาน 5 วิธีเปลี่ยนองค์กรแบบเก่าให้เข้าสู่การทำ Digitization - ตรวจสอบกระบวนการทำงานภายในองค์กร
ก่อนที่องค์กรจะลงทุนลงแรงไปกับเครื่องมือต่าง ๆ ในการทำ Digitization เราต้องมีการวางโครงสร้างกระบวนการทำงานในปัจจุบันขององค์กรก่อนว่ามีขั้นตอนไหนที่ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ หรือก่อให้เกิดความล่าช้าในการดำเนินงาน และขั้นตอนเหล่านั้นสามารถปรับปรุงให้เร็วขึ้นได้ด้วยเทคโนโลยีหรือไม่ เพราะจุดประสงค์หลักของข้อนี้คือ การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กรและลดต้นทุนการทำงานได้ในทุกขั้นตอนอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด - หาข้อมูลและเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม
เมื่อระบุขั้นตอนการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพได้แล้ว ขั้นต่อมาคือการเลือกเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมซึ่งการใช้งานจะแตกต่างกันไปตามหน้าที่ของแต่ละชนิด เช่น - Point of Sale System (POS) คือระบบขายหน้าร้านที่มักใช้บ่อย ๆ บริเวณจุดแคชเชียร์ (เครื่องคอมพิวเตอร์ที่เรามักเห็นมีลิ้นชักเปิดปิดได้อัตโนมัติ) ซึ่งภาพลักษณ์ภายนอกจะทำให้เราคิดว่ามันเป็นเพียงแค่เครื่องคอมพิวเตอร์ธรรมดาผสมเครื่องคิดเลข แต่ระบบ POS รุ่นใหม่ได้ถูกพัฒนาให้สามารถตรวจสอบยอดขายและสินค้าคงเหลือในสต๊อกของร้านได้แบบเรียลไทม์ และยังบันทึกข้อมูลออร์เดอร์ไว้อย่างละเอียด ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อนกับพนักงานสต๊อกสินค้าและพนักงานแคชเชียร์
- Document Management System (DMS) ระบบจัดการเอกสารที่เปลี่ยนเอกสารกระดาษให้กลายเป็น e - Document ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น JPG, PDF, Docs เป็นต้น และทำการจัดเก็บอยู่ในระบบเซิร์ฟเวอร์ ทำให้การสืบค้นง่ายขึ้น และช่วยจัดระเบียบ Workflow การจัดการเอกสารให้เร็วยิ่งขึ้น
สำหรับองค์กรที่ต้องการเริ่มทำ Digitization อาจเริ่มจากปรับการทำงานภายในด้วยการใช้ระบบ DMS ก่อน - เลือกระบบที่เชื่อมต่อได้หลายอุปกรณ์ และใช้งานได้ยืดหยุ่น
Accessibility คือรูปแบบการทำงานสมัยใหม่ที่หลายองค์กรต้องมี เพราะการทำงานในออฟฟิศไม่ถูกจำกัดอยู่แค่การใช้งานคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียว หรือการใช้งานสมาร์ตโฟนที่ทำอะไรได้มากกว่าการโทรเข้าออก ดังนั้นเครื่องมือที่ช่วยในการทำ Digitization จึงต้องเลือกเครื่องมือที่มีความยืดหยุ่นในการใช้งาน สามารถเชื่อมต่อได้หลายอุปกรณ์ จากทุกที่ ทุกเวลา และยังควรคำนึงถึงความสะดวกในการใช้งาน หรือ User- experience ซึ่งจะเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้พนักงานสามารถปรับตัวเข้ากับเครื่องมือเหล่านี้ได้เร็วยิ่งขึ้น - มองหาผู้เชี่ยวชาญให้คำปรึกษาในการทำ Digitization
หลังจากที่มีการทำ Digitization ไปแล้ว ในช่วงแรกอาจเกิดความไม่คุ้นเคยในการใช้งาน เพราะทั้งคุณและพนักงานต่างก็ต้องปรับตัวกับการทำงานรูปแบบใหม่และต้องใช้เวลาในการฝึกฝนทีมงานให้ใช้ซอฟต์แวร์เหล่านี้จนคล่องแคล่ว ซึ่งอาจกินเวลานาน และรวมถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการใช้งาน ฉะนั้นการเลือกผู้ให้บริการวางระบบซอฟต์แวร์ควรมองหาบริษัทที่มีบริการให้คำปรึกษาอย่างตรงประเด็น พร้อมทีมงานที่คอยให้ความช่วยเหลือตลอดเวลา ก็จะทำให้การทำ Digitization ขององค์กรไหลลื่น ไม่มีสะดุด - เตรียมพร้อม! รับ Feedback จากคนในองค์กรตลอดเวลา
ขั้นตอนสุดท้ายหากเลือกระบบซอฟต์แวร์ได้แล้ว และมีการทดลองใช้งาน มาเป็นเวลาหนึ่ง เจ้าหน้าที่ต้องไม่ลืมถาม Feedback จากพนักงานแต่ละแผนกที่เป็นผู้ใช้งานจริง พร้อมกับทำความเข้าใจว่าไม่ใช่พนักงานทุกคนที่จะสามารถปรับตัวให้ทำงานกับระบบดิจิทัลได้ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบจึงต้องคอยหมั่นตรวจสอบความเรียบร้อยในการใช้งาน คอยประเมินประสิทธิภาพการทำงานของซอฟต์แวร์เหล่านั้น และคำนวณความคุ้มค่าด้านต้นทุนให้กับองค์กรเป็นระยะ ๆ
อย่างไรก็ตามการทำ Digitization จะให้ประโยชน์กับองค์กรไม่มากก็น้อยและถือเป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่จะก่อให้เกิดประโยชน์ในอนาคตอย่างแน่นอน ในยุคที่ระบบการทำงานถูกขับเคลื่อนด้วยดิจิทัล หากไม่เริ่มปรับเปลี่ยนตัวเองตั้งแต่ตอนนี้ก็อาจจะทำให้เสียโอกาสวิ่งตามคู่แข่งให้ทันได้ หากสนใจรายละเอียดที่จะเปลี่ยนองค์กรของคุณไปสู่ความเป็นดิจิทัลมากขึ้น เราขอแนะนำ Ditto ที่จะช่วยวางระบบ Digitization ให้แก่องค์กรของคุณไม่ว่าจะเล็ก กลาง หรือใหญ่ ก็สามารถติดต่อขอรับรายละเอียดและคำปรึกษาเพิ่มเติมจากเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญได้
|
ลิงก์ผู้สนับสนุน
|
ลิงก์ผู้สนับสนุน
|
|
|
|
